Il match perfetto tra richiesta e disponibilità
Idea Agenzia per il Lavoro è un’agenzia interinale che mette in contatto chi cerca un impiego con le aziende che desiderano espandere o rinnovare il proprio organico.
Il gestionale è lo strumento attraverso cui il personale interno gestisce candidati, aziende, famiglie e opportunità di lavoro. La riprogettazione è partita dal sistema esistente, evolvendone struttura ed esperienza con l’obiettivo di rendere più efficace il matching tra candidati e posizioni aperte.
Il progetto ha richiesto un intervento oltre la revisione delle interfacce, con nuove funzionalità e una diversa organizzazione delle informazioni per rendere più facilmente confrontabili candidati e opportunità. Il tutto in continuità con la nuova Brand Identity dell’agenzia, definita in una fase precedente.
Tipo di progetto
Realizzazione di un gestionale
Il mio Ruolo
UX/UI Designer | Consultant
Cliente
Idea Agenzia per il Lavoro
Attività
All’interno del processo di sviluppo dell’applicazione mi sono occupato di: Analisi dei Contenuti, Definizione delle Funzionalità, Architettura dell’Informazione, User Flow, Navigazione, Wireframe, UI Design, Design Kit, Supporto allo sviluppo, Tempi e Stime.
Anno di progetto 2016, durata circa 6-8 mesi. Ultimo aggiornamento ottobre 2026.
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Il contesto
Idea Agenzia per il Lavoro opera ogni giorno su due fronti: da una parte le persone che cercano un impiego, dall’altra le aziende che cercano personale. Il gestionale rappresenta il punto di incontro tra questi due mondi e lo strumento attraverso cui il personale dell’agenzia gestisce quotidianamente il proprio lavoro.
Un gestionale esisteva già e ha rappresentato il punto di riferimento iniziale per comprendere logiche, funzionalità e limiti del sistema. L’obiettivo non era però intervenire sull’esistente con un semplice aggiornamento, ma definire un nuovo sistema, introducendo funzionalità e modalità più efficaci per mettere in relazione candidati e opportunità.
Una delle peculiarità del progetto riguarda proprio la natura degli utenti finali: il gestionale è utilizzato esclusivamente dal personale interno dell’agenzia, per molte ore al giorno e in relazione a diverse attività e responsabilità. I ruoli e i livelli di accesso sono infatti differenti — ad esempio operatore, responsabile e amministratore — e determinano modalità di utilizzo e necessità specifiche. Candidati e aziende, invece, non accedono direttamente al gestionale: le informazioni che li riguardano vengono raccolte e gestite dal personale dell’agenzia.
Un ecosistema coerente
Il gestionale rappresenta un tassello di un percorso progettuale più ampio sviluppato per il cliente. Il lavoro è partito dalla costruzione della Brand Identity, per poi estendersi alla progettazione del sito web, a diversi artefatti comunicativi, e alla realizzazione del gestionale. Un unico linguaggio visivo e progettuale viene così declinato nei diversi punti di contatto dell’agenzia, mantenendo coerenza tra identità, esperienza e strumenti digitali.
Brand Identity
Una selezione di immagini di Brand, usate per costruire l’identità e anche nel gestionale.
L’identità declinata in vari artefatti tra cui: gestionale, sito web, manifesto, brochure.
Sito Web
Il sito web dell’agenzia.
Gestionale
Il match perfetto tra richiesta e disponibilità
Questo progetto.
La sfida
Progettare un gestionale significa lavorare prima di tutto sulla relazione tra funzioni, contenuti e informazioni. In questo progetto le principali sfide progettuali si sono concentrate su tre aspetti.
1. Migliorare il matching
L’obiettivo principale del progetto era rendere più efficace il confronto tra candidati e opportunità. Per raggiungerlo era necessario intervenire sulla struttura delle informazioni e definire un modello che permettesse di mettere in relazione in modo coerente le caratteristiche dei candidati con quelle delle opportunità.
Una scelta che ha richiesto di lavorare innanzitutto sulla struttura dei dati: era necessario individuare quali parametri fossero realmente rilevanti per il matching e definire come il personale dovesse inserirli, affinché le informazioni raccolte fossero omogenee e potessero essere confrontate all’interno del sistema.
2. Progettare un sistema…
Candidati, aziende, famiglie, opportunità, ricerche, filtri, report, stati, notifiche e profili del personale con diversi livelli di accesso sono elementi distinti, ma strettamente interconnessi. La complessità non risiedeva quindi nella singola pagina, ma nelle relazioni tra le diverse parti del sistema.
La sfida era costruire una struttura capace di rendere queste relazioni chiare, coerenti e prevedibili, così che il personale potesse orientarsi all’interno del gestionale e passare da un’attività all’altra senza perdere il contesto.
3. Declinare… il gestionale
Il gestionale doveva inserirsi all’interno dell’ecosistema digitale dell’agenzia, mantenendo coerenza con la Brand Identity e con il sito web già progettati. L’interfaccia doveva quindi tradurre la nuova identità all’interno di uno strumento complesso, senza perdere chiarezza e funzionalità.
A questo si è aggiunta una richiesta specifica del cliente: mantenere l’interfaccia il più possibile nera. Un vincolo visivo che, invece di essere trattato come un semplice requisito estetico, è diventato uno degli elementi caratterizzanti dell’esperienza e dell’identità del prodotto.
Il processo
Un processo di progettazione definito aiuta a dare struttura al lavoro, mantenendo chiari obiettivi, priorità e punti di verifica.
Non significa seguire un percorso rigido: al contrario, avere una struttura permette di gestire meglio la complessità, prendere decisioni in modo progressivo e intervenire sulle criticità prima che diventino vincoli per le fasi successive.
Fasi successive di progetto
Nel progetto del gestionale ho lavorato attraverso quattro fasi sviluppate in modo successivo, ma con frequenti punti di contatto. Il processo è rimasto quindi aperto al confronto e alla verifica durante tutta la progettazione: per alcune funzionalità, prima di passare alla UI, ho validato progressivamente con il cliente i flussi attraverso i wireframe, intercettando e affrontando le criticità nelle fasi iniziali.
Fase 1
Comprendere
Il gestionale esistente, i contenuti e le funzionalità necessarie.
Fase 2
Strutturare
Il modello del matching, l’architettura dell’informazione, i flussi e la navigazione.
Fase 3
Progettare
I wireframe di dettaglio e la validazione con il cliente.
Fase 4
Disegnare
L’interfaccia, il Design Kit e il supporto allo sviluppo.
Fase 1
Comprendere
Partire dal sistema esistente ha permesso di comprendere il contesto di lavoro del personale, le logiche già consolidate e i limiti dello strumento. Una base necessaria per definire con maggiore consapevolezza cosa mantenere, cosa evolvere e cosa riprogettare nelle fasi successive.
Cosa era davvero necessario?
Ho iniziato dal gestionale esistente, non per replicarlo ma per comprenderne struttura e logiche: quali contenuti gestiva, quali funzionalità offriva al personale e quali aspetti potevano essere migliorati.
Da questa analisi ho definito i contenuti da gestire e le funzionalità necessarie al nuovo sistema, distinguendo gli elementi che potevano essere mantenuti o evoluti da quelli che richiedevano una progettazione completamente nuova. Proprio queste nuove funzionalità hanno rappresentato una parte importante del lavoro, perché erano strettamente legate all’obiettivo di migliorare il matching tra candidati e opportunità.
Una schermata del vecchio gestionale.
Fase 1
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Comprendere
Fase 2
Strutturare
Dare forma al sistema prima di disegnarlo significa decidere come le informazioni devono essere organizzate, messe in relazione e rese accessibili. È la fase in cui, attraverso una prima versione a bassa fedeltà, ho costruito la struttura su cui si sarebbe sviluppato il resto del progetto, verificando già da subito le principali logiche del sistema.
Esplorare con la bassa fedeltà
Ho dato forma a questa struttura attraverso i wireframe a bassa fedeltà (Low Wireframe), utilizzandoli per progettare una prima versione del modello del matching, dell’architettura dell’informazione, della navigazione e dei flussi. Questo livello di fedeltà mi ha permesso di esplorare rapidamente configurazioni diverse di contenuti e funzionalità, mantenendo il gestionale esistente come riferimento e concentrando il lavoro sulle logiche del sistema, prima di entrare nel dettaglio dell’interfaccia.
Il modello del matching
L’obiettivo principale del progetto era migliorare il matching tra candidati e opportunità. Già nella prima versione realizzata con i Low Wireframe, ho iniziato a considerare la scheda candidato e la scheda opportunità come due strutture speculari: gli stessi parametri, descritti secondo la stessa logica, così da rendere il confronto tra un profilo e una posizione possibile, immediato e affidabile.
Una scelta che ha richiesto di intervenire sulla struttura stessa delle informazioni, definendo quali parametri fossero realmente rilevanti per il matching e come il personale dovesse inserirli affinché i dati risultassero omogenei e potessero essere confrontati all’interno del sistema.
Architettura dell’informazione e navigazione
Ho organizzato i contenuti in aree coerenti con il modo in cui il personale lavora e ho definito la navigazione tra le diverse sezioni del sistema. Candidati e Aziende sono gestiti in due aree distinte, perché hanno contenuti, azioni e flussi differenti che il personale deve poter riconoscere e distinguere immediatamente.
Ogni persona dello staff dispone inoltre di un’area personale e di un profilo associato a un proprio grado di accesso. La struttura del sistema tiene quindi conto dei diversi ruoli, rendendo disponibili funzioni e informazioni in base a chi utilizza il gestionale e alle relative responsabilità.
Flussi
Ho definito i flussi delle principali operazioni del gestionale: la ricerca delle offerte di lavoro attraverso i relativi filtri, la creazione della scheda candidato a partire dai dati raccolti dal personale, la gestione di aziende e richieste, i cambi di stato e le notifiche.
La candidatura è un’operazione gestita direttamente dal personale, che raccoglie i dati e crea la relativa scheda. Questo ha richiesto di progettare i form tenendo conto anche della quantità e della complessità delle informazioni da inserire: anche quelli più lunghi e articolati sono stati strutturati per essere semplici da compilare, rendendo il più possibile agevole un’attività che il personale svolge quotidianamente.
Fase 2
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Strutturare
Fase 3
Progettare
Il progetto del sistema, schermata per schermata: è la fase in cui quanto definito nella struttura viene sviluppato, completato e verificato attraverso i wireframe, portando progressivamente ogni parte del gestionale a un livello di dettaglio condivisibile con il cliente, prima di arrivare all’interfaccia.
Confermare con i wireframe
Una volta definita la struttura, ho utilizzato i wireframe per sviluppare e verificare quanto impostato nella fase Strutturare. È attraverso i wireframe che ho portato avanti la progettazione di tutto il gestionale, definendo progressivamente le singole schermate, le funzionalità e le modalità di interazione, e utilizzandoli come principale strumento di verifica e validazione del lavoro.
Wireframe di dettaglio
Con i wireframe, quanto definito a livello strutturale diventa concreto e verificabile. Attraverso i wireframe statici ho sviluppato e concluso la progettazione, raggiungendo un livello di dettaglio molto elevato per praticamente tutte le pagine del gestionale: oltre all’organizzazione dei contenuti, descrivono il funzionamento delle singole funzionalità e, dove necessario, il comportamento dei singoli campi.
Sono elaborati ricchi di indicazioni progettuali, pensati come documenti di lavoro da leggere e interpretare con precisione sia da chi doveva sviluppare il sistema sia da chi doveva approvarne le soluzioni. In questo modo i wireframe non rappresentavano soltanto la struttura delle schermate, ma definivano già buona parte delle logiche necessarie alla successiva realizzazione dell’interfaccia.
Scenari funzionali
Per alcune funzionalità ho trasformato i wireframe in scenari navigabili, così da poter verificare in modo più concreto i flussi di interazione e il comportamento del sistema prima di arrivare alla progettazione definitiva della UI.
Questi scenari erano parte integrante del lavoro sui wireframe e venivano utilizzati soprattutto per le funzionalità in cui la rappresentazione statica non era sufficiente a rendere comprensibile l’esperienza prevista. La possibilità di navigare tra le schermate permetteva di verificare la sequenza delle azioni e di valutare il comportamento del sistema in relazione alle diverse operazioni.
Validare con il cliente
L’intero gestionale è stato progettato attraverso i wireframe, che ho condiviso progressivamente con il cliente durante lo sviluppo del progetto. Il confronto ci ha permesso di verificare insieme le soluzioni, chiarire eventuali dubbi e arrivare alla conferma delle diverse parti del sistema prima di passare alla UI.
La validazione attraverso i wireframe ha quindi accompagnato l’intero processo di progettazione, permettendo di affrontare eventuali criticità prima della fase visuale e di arrivare alla definizione dell’interfaccia con una struttura già verificata e condivisa.
Nota: i rapporti con il cliente erano gestiti dal Project Manager, con cui ho collaborato per tutta la durata del progetto.
Fase 3
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Progettare
Fase 4
Disegnare
Dare forma visiva a un sistema già strutturato e progettato: è la fase in cui ho tradotto le logiche definite nelle fasi precedenti in un’interfaccia coerente con il brand, costruendo il linguaggio visivo del gestionale e accompagnandone la realizzazione fino al prodotto finale.
UI Design
Ho progettato la UI dell’intero gestionale a partire dalla Brand Identity, traducendone il linguaggio visivo all’interno di un’interfaccia coordinata con il sito web dell’agenzia. Il lavoro ha riguardato tutte le aree e le schermate del sistema, mantenendo coerenza tra struttura, contenuti, funzionalità e componenti dell’interfaccia.
Anche la pagina di login è stata progettata in continuità con l’identità visiva del brand, utilizzando una delle immagini appartenenti alla selezione definita per l’agenzia.
Il lato… (o)scuro della UI
Il cliente aveva inoltre espresso una richiesta precisa: mantenere l’interfaccia il più possibile nera.
Ho accolto questa indicazione integrandola nel sistema visivo del prodotto e lavorando sulla relazione tra fondo scuro, tipografia, elementi di interfaccia e immagini di brand. Una scelta che, insieme all’utilizzo delle immagini, contribuisce a rendere il gestionale riconoscibile e coerente con l’identità dell’agenzia.
Design Kit
Per garantire coerenza, riusabilità e continuità tra le diverse aree del gestionale ho costruito un Design Kit, definendo gli elementi necessari alla progettazione dell’interfaccia e alla loro applicazione all’interno del sistema.
Il kit comprende tipografia, colori, bottoni, form, card ed elementi di navigazione, organizzati secondo regole e modalità di utilizzo condivise. In questo modo ho potuto utilizzare un unico sistema di componenti nelle diverse sezioni del gestionale, mantenendo uniformità visiva e comportamentale anche all’interno di un prodotto caratterizzato da numerose funzionalità e tipologie di schermata.
Il Design Kit ha rappresentato inoltre uno strumento di supporto alla fase di sviluppo, fornendo una base comune per l’implementazione dei componenti e facilitando il mantenimento della coerenza tra le diverse parti dell’interfaccia.
Accompagnare lo sviluppo
La progettazione non si è conclusa con la definizione della UI. Ho seguito la realizzazione del prodotto fornendo agli sviluppatori le indicazioni necessarie per implementare correttamente le soluzioni progettate e verificando progressivamente il risultato durante lo sviluppo.
Il confronto tra progetto e implementazione mi ha permesso di verificare la corrispondenza tra quanto progettato e quanto effettivamente realizzato, intervenendo quando necessario per mantenere coerenza nell’interfaccia e nelle modalità di utilizzo del sistema.
Mi sono occupato direttamente anche della gestione di tempi, stime e organizzazione delle attività di progettazione, coordinando il lavoro necessario per portare le diverse parti del gestionale dalla progettazione alla realizzazione.
Fase 4
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Disegnare
Il Report: dove avviene il match
Il match tra candidati e opportunità rappresenta una delle funzioni più importanti del gestionale, perché è il punto in cui il sistema mette concretamente in relazione la domanda di lavoro, rappresentata dalle posizioni aperte, e l’offerta, rappresentata dai candidati disponibili.
È quindi nella sezione Report che il lavoro fatto sulla struttura delle informazioni e sul modello del matching trova la sua applicazione più diretta, supportando il personale nell’individuazione dei profili più coerenti con le diverse opportunità.
La sezione Report
La sezione Report è una delle voci del menu principale e permette di comporre e generare report per quattro categorie: Candidati, Aziende, Famiglie e Richieste (le opportunità di lavoro). Uno dei casi più significativi è quello dei Candidati, perché mostra bene come funziona il sistema.
Come si genera un report candidati
Per generare un Report il personale sceglie, per prima cosa, (1) un punto di ingresso: partire da un’opportunità di lavoro oppure da una mansione. Successivamente, utilizzando (2) i filtri imposta una serie di parametri per ottenere (3) un elenco di candidati, più o meno idonei, rispetto all’opportunità o alla mansione scelta. Quando il personale è soddisfatto del risultato ottenuto genera il Report con l’elenco ottenuto.
1. Opportunità
oppure
2. Mansione
Filtri
Elenco candidati
Cosa racconta l’elenco
Per ogni candidato, in elenco, vengono riportate quattro informazioni che, lette insieme, aiutano il personale a valutare il match e a orientare la scelta:
-
- un valore qualitativo del match, da 0 a 5 stelle;
- le preferenze sulle mansioni del candidato, con l’indicazione se l’opportunità selezionata è la sua prima, seconda o terza scelta;
- se il candidato è già stato candidato per quell’opportunità;
- una valutazione: interessante, nella media o poco interessante.
L’elenco non dice solo quanto un candidato sia adatto, ma anche quanto l’opportunità sia in linea con ciò che il candidato desidera. Il risultato è quindi una lettura del match che considera entrambe le direzioni della relazione: da una parte la coerenza del candidato con l’opportunità, dall’altra la coerenza dell’opportunità con le preferenze del candidato.
Schema illustrativo di un candidato nell’elenco.
Match
★★★★☆
Valore qualitativo, da 0 a 5 stelle.
Preferenza sulla mansione
2ª scelta
È la 1ª, 2ª, 3ª mansione preferita dal candidato.
Già candidato
No
Se è già stato candidato per quell’opportunità.
Valutazione
Interessante
Interessante, nella media o poco interessante.
Il risultato
E quante stelle gli diamo?! 
Un supporto alle diverse attività
Il gestionale mette a disposizione del personale gli strumenti necessari per gestire il lavoro quotidiano, organizzandoli in aree chiare e coerenti: ricerca e filtri, schede candidato e opportunità, aree Candidati e Aziende, report, area personale e profili, stati e notifiche.
Il risultato è un sistema progettato per supportare le diverse attività del personale attraverso una struttura organizzata e coerente, mantenendo continuità tra informazioni, funzionalità e modalità di utilizzo anche all’interno di un gestionale articolato.
Un ottimo riscontro!
Il feedback del cliente è stato molto positivo: il nuovo gestionale è piaciuto moltissimo, è stato accolto con grande entusiasmo e il personale si è trovato molto bene nell’utilizzarlo. Un riscontro particolarmente significativo perché arrivato direttamente dalle persone che utilizzano quotidianamente lo strumento e che rappresentano gli utenti finali del sistema.
Allora gli diamo… 5 stelle! 
Cosa ho imparato
E tutto quello che un progetto porta sempre con se! 🙂
Progettare il dato prima dell’interfaccia
Il miglioramento del matching non è arrivato semplicemente dalla progettazione di una nuova schermata o dall’introduzione di una nuova funzionalità, ma dal modo in cui sono state strutturate e messe in relazione le informazioni. Definire prima i parametri necessari al confronto, stabilire una logica comune e progettare modalità omogenee per la loro gestione ha creato le condizioni per costruire un sistema di matching più efficace. È un esempio di come, in un progetto complesso, una scelta di struttura possa avere un impatto diretto anche sull’esperienza finale.
Un’interfaccia per chi la usa tutti i giorni
Progettare per il personale interno significa progettare per persone che utilizzano il gestionale in modo intensivo e continuativo, attraverso attività e operazioni diverse durante la giornata. In questo contesto, diventano centrali aspetti come chiarezza, velocità, coerenza e prevedibilità: l’interfaccia deve permettere di capire rapidamente dove ci si trova, cosa è possibile fare e come ottenere il risultato atteso, senza introdurre complessità non necessarie. La qualità dell’esperienza non dipende quindi dall’effetto sorpresa, ma dalla capacità del sistema di supportare in modo efficace il lavoro quotidiano.
Il valore di un ecosistema
Progettare prima la Brand Identity, poi il sito web e infine il gestionale ha permesso di costruire progressivamente un linguaggio comune e di prendere decisioni coerenti tra i diversi punti di contatto dell’agenzia. L’interfaccia del gestionale non è stata quindi progettata come un prodotto isolato, ma come parte di un ecosistema più ampio, mantenendo continuità tra identità, sito ed esperienza digitale.
Il nero si trasforma in un linguaggio riconoscibile
Anche la scelta di mantenere l’interfaccia il più possibile nera, nata da una richiesta specifica del cliente, è stata integrata all’interno di questo sistema e trasformata in un elemento caratterizzante del prodotto. Una scelta inizialmente legata a un’esigenza precisa che, attraverso la progettazione della UI e del Design Kit, è diventata parte riconoscibile del linguaggio visivo del gestionale.