Il match perfetto tra richiesta e disponibilità
Idea Agenzia per il Lavoro è un’organizzazione che mette in contatto chi cerca un impiego con le aziende che desiderano espandere o rinnovare il proprio organico.
Il gestionale nasce dalla revisione di quello già esistente, con l’obiettivo di ottimizzarne funzioni e logiche di utilizzo e di allinearlo alla nuova identità di Agenzia Idea per il Lavoro, per supportare il team interno nell’individuazione del candidato più idoneo — tra quelli già a database — per una posizione aperta.
Tipo di progetto
Realizzazione di un gestionale
Cliente
Idea Agenzia per il Lavoro
Il mio Ruolo
UX/UI Designer | Consultant
Anno di progetto 2016, durata circa 6-8 mesi. Ultimo aggiornamento ottobre 2026.
Stai consultando la versione sintetica.
Il contesto
Il gestionale è lo strumento attraverso cui il personale di Idea Agenzia per il Lavoro mette in relazione le persone che cercano un impiego con le aziende che cercano personale.
Un gestionale esisteva già e ha rappresentato il punto di riferimento iniziale per comprenderne logiche, funzionalità e limiti. L’obiettivo era progettare un nuovo sistema, più efficace nella gestione delle informazioni e nel processo di matching.
Un ecosistema coerente
Il gestionale rappresenta il tassello di un percorso progettuale più ampio sviluppato per il cliente, insieme al Posizionamento visivo, all’Immagine coordinata e al Sito web.
La Brand Identity viene così declinata attraverso un linguaggio visivo e progettuale unico nei diversi punti di contatto dell’agenzia, mantenendo coerenza tra identità, esperienza e strumenti digitali.
La sfida
Progettare un gestionale significa lavorare sulla relazione tra funzioni, contenuti e informazioni. In questo progetto le principali sfide si sono concentrate su tre aspetti.
Le tre sfide progettuali
Il progetto richiedeva di intervenire sia sulla struttura del sistema sia sul modo in cui le informazioni venivano messe in relazione, mantenendo al tempo stesso coerenza con la nuova identità dell’agenzia.
Migliorare il matching →
tra candidati e opportunità, definendo una struttura delle informazioni che permettesse di metterle in relazione in modo coerente.
Progettare un sistema →
organizzando contenuti, funzionalità, aree e ruoli diversi all’interno di una struttura chiara e coerente.
Declinare… il gestionale →
traducendo la Brand Identity nel sistema e integrando la richiesta del cliente di mantenere l’interfaccia il più possibile nera.
Il processo
Un processo di progettazione definito aiuta a dare struttura al lavoro, mantenendo chiari obiettivi, priorità e punti di verifica.
Fasi successive di progetto
Ho lavorato attraverso quattro fasi successive, mantenendo il processo aperto al confronto e alla verifica. I wireframe sono stati utilizzati anche per validare progressivamente con il cliente i flussi, affrontando le eventuali criticità prima di passare alla UI.
Fase 1 →
Comprendere
Fase 2 →
Strutturare
Fase 3 →
Progettare
Fase 4
Disegnare
Fase 1
Comprendere
Partire dal sistema esistente ha permesso di comprendere il contesto di lavoro del personale, le logiche già consolidate e i limiti dello strumento. Una base necessaria per definire con maggiore consapevolezza cosa mantenere, cosa evolvere e cosa riprogettare.
Esplorare l’esistente
Il gestionale esistente è stato analizzato per comprenderne struttura, contenuti, funzionalità e modalità di utilizzo. L’obiettivo non era replicarlo, ma individuare cosa mantenere, cosa evolvere e cosa richiedeva una progettazione completamente nuova.
Fase 2
Strutturare
Dare forma al sistema prima di disegnarlo significa decidere come le informazioni devono essere organizzate, messe in relazione e rese accessibili. È la fase in cui ho costruito, attraverso una prima versione a bassa fedeltà, la struttura su cui si sarebbe sviluppato il progetto.
Esplorare con la bassa fedeltà
Ho utilizzato i wireframe a bassa fedeltà per definire una prima versione del modello del matching, dell’architettura dell’informazione, della navigazione e dei flussi, concentrandomi sulle logiche del sistema prima dell’interfaccia.
Il modello del matching
Ho progettato scheda candidato e scheda opportunità come strutture speculari, utilizzando gli stessi parametri e la stessa logica per rendere possibile un confronto immediato e affidabile.
Architettura dell’informazione e navigazione
Ho organizzato i contenuti in aree coerenti con il lavoro del personale, distinguendo Candidati e Aziende e definendo una struttura che tenesse conto anche dei diversi ruoli e livelli di accesso.
Flussi
Ho definito i principali flussi del gestionale, dalla ricerca delle offerte alla creazione delle schede candidato, fino alla gestione di aziende e richieste, cambi di stato e notifiche. I form, anche quelli più articolati, sono stati strutturati per essere semplici da compilare.
Fase 3
Progettare
È la fase in cui quanto definito nella struttura viene sviluppato, completato e verificato attraverso i wireframe, portando progressivamente ogni parte del gestionale a un livello di dettaglio condivisibile con il cliente, prima di arrivare all’interfaccia.
Progettare e validare con i wireframe
Ho utilizzato i wireframe per sviluppare e verificare l’intero gestionale, definendo progressivamente schermate, funzionalità e modalità di interazione. I wireframe di dettaglio descrivevano l’organizzazione dei contenuti, il funzionamento delle funzionalità e, dove necessario, il comportamento dei singoli campi, permettendo di condividere e validare progressivamente le soluzioni con il cliente prima di passare alla UI.
Progettare e validare con i wireframe
Per le funzionalità più complesse ho definito degli scenari di utilizzo e usato dei prototipi wireframe navigabili per verificare i flussi di interazione e il comportamento del sistema prima di proseguire con la progettazione e finalizzare gli ultimi dettagli.
Fase 4
Disegnare
È la fase in cui ho tradotto le logiche definite nelle fasi precedenti in un’interfaccia coerente con il brand, accompagnandone la realizzazione fino al prodotto finale.
UI Design
Ho progettato la UI dell’intero gestionale a partire dalla Brand Identity, mantenendo coerenza con il sito web dell’agenzia. La richiesta del cliente di mantenere l’interfaccia il più possibile nera è stata integrata nel sistema visivo, contribuendo a rendere il prodotto riconoscibile e coerente con l’identità dell’agenzia.
Design Kit
Ho costruito un Design Kit per garantire coerenza e riusabilità tra le diverse aree del gestionale, definendo tipografia, colori, bottoni, form, card ed elementi di navigazione.
Il Report: dove avviene il match
Il match tra candidati e opportunità rappresenta una delle funzioni più importanti del gestionale: è il punto in cui il sistema mette in relazione domanda e offerta di lavoro.
Come si genera un report candidati
La sezione Report permette di generare report per Candidati, Aziende, Famiglie e Richieste. Nel caso dei Candidati, il personale può partire da un’opportunità di lavoro oppure da una mansione e, attraverso i filtri, ottenere un elenco di candidati più o meno idonei.
Opportunità o Mansione → Filtri→ Elenco Candidati
Per ogni candidato, l’elenco riporta informazioni che aiutano il personale a valutare il match:
- valore qualitativo del match, da 0 a 5 stelle;
- preferenze sulle mansioni del candidato e posizione dell’opportunità tra prima, seconda o terza scelta;
- eventuale candidatura già effettuata per quell’opportunità;
- una valutazione: interessante, nella media o poco interessante.
Il risultato considera quindi entrambe le direzioni della relazione: la coerenza del candidato con l’opportunità e quella dell’opportunità con le preferenze del candidato.
Il risultato
Un sistema progettato per supportare il lavoro quotidiano del personale attraverso una struttura organizzata e coerente.
Il feedback
Il feedback del cliente è stato molto positivo: il nuovo gestionale è piaciuto moltissimo e il personale si è trovato molto bene nell’utilizzarlo. Un riscontro particolarmente significativo perché arrivato direttamente dalle persone che utilizzano quotidianamente lo strumento e che rappresentano gli utenti finali del sistema.
Cosa ho imparato
E tutto quello che un progetto porta sempre con se! 🙂
Progettare oltre l’interfaccia
Un progetto complesso richiede di tenere insieme struttura, esperienza e contesto d’uso.
Il progetto mi ha confermato quanto le scelte sulla struttura delle informazioni, sulla chiarezza dell’esperienza e sulla coerenza dell’ecosistema possano incidere sulla qualità di un prodotto digitale, soprattutto quando viene utilizzato quotidianamente come strumento di lavoro.